Datenschutzerklärung

Zuletzt aktualisiert: 26. April 2026

1. Allgemeine Bestimmungen

Diese Datenschutzerklärung regelt die Erhebung, Verarbeitung, Speicherung und den Schutz der personenbezogenen Daten der Nutzer der GateDent-Plattform. Durch die Nutzung der Plattform erkennen Sie diese Datenschutzerklärung an.

GateDent ist ein cloudbasiertes Verwaltungssystem für Zahnarztpraxen. Das System verarbeitet sowohl die Betriebsdaten der Praxis (Registrierung, Abonnement) als auch die Patientendaten.

2. Erhobene Daten

2.1. Registrierungsdaten der Praxis

• Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer
• Name, Anschrift und Kontaktdaten der Praxis

2.2. Nutzungsdaten

• Anmeldeverlauf im System und IP-Adressen
• Browsertyp und Geräteinformationen
• Nutzungsstatistiken der Plattform

2.3. Patientendaten (durch die Praxis eingegeben)

Die Praxis kann folgende Daten ihrer Patienten in das System eingeben:

• Persönliche Daten (Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Personenkennziffer (FIN))
• Kontaktdaten (Telefon, Anschrift)
• Krankengeschichte (Anamnese, Allergien, Behandlungsnotizen)
• Zahnschema (Odontogramm), Röntgenbilder
• Finanztransaktionen (Zahlungsverlauf)

Für diese Daten ist die Praxis der Verantwortliche (Controller), während GateDent ausschließlich die Rolle des Auftragsverarbeiters (Processor) einnimmt.

3. Besonderer Status der Patientendaten

Patientendaten gelten als Gesundheitsdaten und werden unter einem besonderen Schutzregime gespeichert:

• Die Patientendaten jeder Praxis werden vollständig isoliert gespeichert - die Patienten einer Praxis können von keiner anderen Praxis eingesehen werden
• Im System erhält jeder Nutzer ausschließlich Zugriff auf die Daten seiner eigenen Praxis
• Das GateDent-Team greift nicht auf die Patientendaten zu - ausschließlich im Rahmen des technischen Supports und mit der ausdrücklichen Zustimmung der Praxis

4. Zwecke der Datenverwendung

Die erhobenen Daten werden ausschließlich für folgende Zwecke verwendet:

• Erbringung und Verwaltung des Dienstes
• Bereitstellung des technischen Supports
• Verbesserung der Plattform
• Erkennung von Sicherheitsbedrohungen
• Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen
• Verwaltung von Abonnement- und Zahlungsvorgängen
• Benachrichtigung der Administration über Systemereignisse (z. B. neue Anfragen, Supportnachrichten)

5. Weitergabe von Daten

Wir geben Nutzerdaten nicht an Dritte weiter. Ausnahmen:

• Zahlungsvorgänge: Vertrauenswürdige Zahlungsdienstleister (nur die für die Zahlung erforderlichen Mindestdaten)
• SMS-Benachrichtigung: Zum Versand von SMS an Patienten (nur Name und Telefonnummer)

Patientendaten werden in keinem Fall zu Marketingzwecken an Dritte weitergegeben.

6. Schutz der Daten

Wir schützen die Daten in Übereinstimmung mit internationalen Sicherheitsstandards:

• Verschlüsselte Speicherung und Übertragung der Daten
• Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen
• Rollenbasierte Zugriffskontrolle (nur berechtigte Nutzer erhalten Zugriff auf die entsprechenden Daten)
• Automatisches Backup-System
• Automatische Erkennung verdächtiger Aktivitäten

7. Audit-Log (Aktivitätsverfolgung)

Jeder Nutzer kann alle wichtigen Vorgänge, die in seinem Konto durchgeführt werden, im Audit-Log einsehen:

• Anmelde- und Abmeldezeiten im System
• Vorgänge zur Registrierung, Änderung und Löschung von Patienten
• Finanztransaktionen
• Änderungen an den Einstellungen

Jede Praxis sieht ausschließlich ihr eigenes Audit-Log - die Aktivitäten anderer Praxen bleiben verborgen. Auf diese Weise kann die Praxis ihre internen Abläufe transparent nachverfolgen.

8. Cookies

Die Plattform verwendet Cookies, um ihre Funktionalität sicherzustellen:

• Notwendige Cookies - für Sitzung und Authentifizierung (können nicht deaktiviert werden)
• Analyse-Cookies - zur Analyse des Website-Traffics und des Nutzerverhaltens (können deaktiviert werden)

9. Rechte der Nutzer

Sie haben die folgenden Rechte:

• Auskunftsrecht - zu erfahren, welche Daten über Sie gespeichert werden
• Recht auf Berichtigung - die Korrektur unrichtiger oder unvollständiger Daten zu verlangen
• Recht auf Löschung - die Löschung der Daten zu verlangen (ausgenommen die gesetzlich vorgeschriebenen Fälle)

Um diese Rechte auszuüben, schreiben Sie an [email protected] oder wenden Sie sich über den Bereich "Kontakt" im System an uns.

10. Speicherdauer der Daten

• Aktives Konto: Die Daten werden gespeichert, solange das Konto genutzt wird
• Kontokündigung: Die Daten werden 30 Tage lang zur Wiederherstellung aufbewahrt
• Nach 30 Tagen: Die Daten werden unwiderruflich gelöscht
• In den gesetzlich vorgeschriebenen Fällen können bestimmte Daten länger aufbewahrt werden

11. Systembenachrichtigungen

Die GateDent-Administration wird unverzüglich über Systemereignisse (neue Anfragen, Supportnachrichten von Praxen, Sicherheitswarnungen) informiert. Dies ist für die Gewährleistung einer qualitativ hochwertigen Dienstleistung erforderlich und wird ausschließlich systemintern verwendet.

12. Änderung der Datenschutzerklärung

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit zu aktualisieren. Über Änderungen werden die Nutzer per E-Mail oder plattforminterne Benachrichtigung informiert. Bei wesentlichen Änderungen wird die Benachrichtigung mindestens 15 Tage im Voraus versandt.

13. Kontakt

Wenn Sie Fragen oder Anliegen zur Datenschutzerklärung haben, kontaktieren Sie uns:

• E-Mail: [email protected]
• Telefon (Baku): +994 10 700 12 23
• Telefon (Berlin): +49 152 0797 8407